Как сдать документы ликвидированного предприятия в архив. Сдаем документы после ликвидации кампании в архив

Согласно п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22. 10. 2004 №125-Ф3 «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив .

Подготовка документов перед сдачей в архив в себя включает:

Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
. оформление дел;
. описание документов постоянного и долговременного хранения;
. обеспечение их сохранности;
. сдачу документов в архив учреждения.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации .

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3. Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работни-ков).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т. д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т. д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;
16. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологиче-ских процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются :

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.

Ликвидация организации занимает много времени и проходит ряд сложных процедур, все они сопровождаются обязательным документальным оформлением. Одним из вопросов, требующих разрешения является вопрос о хранении документов после ликвидации организации. Ряд документов, подлежат длительному хранению вне зависимости от формы ликвидации:

Добровольная ликвидация по решению собственников,
- ликвидация по причине банкротства,
- ликвидация по решению суда,

Это документы по кадровому составу, они подлежат обязательному хранению в течение 75 лет (далее - Кадровые документы). Кадровые документы – это документы, подтверждающие стаж работы и выплаты по заработной плате сотрудникам, когда либо, трудившимся в ликвидируемой организации.

В состав кадровых документов входят следующие документы:

√ Приказы о приеме и увольнении
√ Расчетные ведомости
√ Расчетно-платежные ведомости
√ Трудовые договоры

Хранение кадровых документов после ликвидации служит источником документарного подтверждения прав граждан на пенсионное и иное социальное обеспечения.

Кадровые документы передаются на хранение в государственные или муниципальные архивы, принимающих такие документы на хранение. Иногда архивы временно прекращают прием документов, по причине того, что не имеют площадей для хранения новых поступлений, и приходиться ждать пока не будут уничтожены документы, по которым срок хранения уже истек. Конечно, если организация находиться в большом городе, то возможно в нем окажутся и другие архивы, которые также принимают кадровые документы на хранение. Следует иметь ввиду, что коммерческие архивы не имеют право хранить кадровые документы, подлежащие обязательному хранению, после ликвидации организации.

Само по себе государственное хранение кадровых документов является бесплатным, НО комплектование, оформление, сшивание, составление исторических справок, т.е. подготовка документов к передаче в архив – дело недешевое.

И каждый руководитель или собственник решает для себя самостоятельно вопрос о передаче кадровых документов на хранение.

Очень хорошо, если организация осуществляла выплаты заработной платы после введения персонифицированного учета в Пенсионном фонде РФ, т.е. после 2000 года. В этом случае данные о стаже, начислениях и уплаченных страховых взносах по всем работникам уже находятся в Пенсионном фонде, и в дальнейшем при выходе на пенсию бывшим работникам вряд ли потребуется дополнительное подтверждение собственного стажа и полученных в предыдущие годы выплат.

Гораздо хуже, если организация начала свою деятельность задолго до 2002 года, и для подтверждения своего стажа и выплат работники должны будут обратиться либо в организацию либо в архив (если организация в которой они работали уже ликвидирована). Тогда для руководителя ликвидируемой организации на весах оказывается вопрос: что делать? Сдавать или не сдавать документы в архив. Выбирать приходиться между достаточно большими затратами на передачу кадровых документов на хранение (в большей степени это касается крупных организаций с числом сотрудников более 50 чел.) и интересом работников, которые верой и правдой трудились на благо общего дела. Этот вопрос не имеет стандартного ответа. Каждая организация индивидуальна.

Необходимо отметить, что ответственность за хранение документов в законодательстве прописана не четко. Две статьи в КОАП 13.20 и 13.25 касаются хранения документов в период деятельности организации. Что же касается уже ликвидированной организации, то и привлекать по большому счету некого – юридическое лицо уже не существует, и должностное лицо (руководитель или ликвидатор) соответственно тоже.

Кроме кадровых документов, с которыми мы уже разобрались, существует очень много прочей документации организации. Разделим ее на три группы:

√ Учредительные документы
√ Налоговая и бухгалтерская отчетность, отчетность во внебюджетные фонды
√ Первичная бухгалтерская документация

Учредительные документы находятся в регистрирующем органе, бухгалтерская и налоговая отчетность – в налоговом, отчеты в фонды – соответственно во внебюджетных фондах ФСС или ПФР. Так что хранить их после получения свидетельства о ликвидации и исключении организации из ЕГРЮЛ на наш взгляд не имеет смысла.

Первичная бухгалтерская документация нужна в работающей организации в первую очередь для подтверждения задолженности дебиторской или кредиторской, подтверждения прав на имущество, а также даже для ответов по встречным налоговым проверкам. Ответ на встречную проверку, подтвержденный документами, – это в первую очередь подтверждение отношений с контрагентом для налогового органа, а для контрагента – это хорошие отношения с поставщиками и покупателями. Чтоб для бизнеса очень важно.

В случае, если по ликвидированной организации придет запрос на проведение встречной проверки, то налоговый орган ликвидированной организации направит ответ в налоговый орган контрагента, что организация уже ликвидирована. В этом случае налоговый инспектор имеет право направить в налоговый орган по месту жительства бывшего руководителя организации поручение с просьбой опросить (читай допросить) последнего в качестве свидетеля на предмет отношений с конкретным контрагентом. Руководителям настоящим и бывшим и собственникам это нужно иметь ввиду, в связи с тем, что практика вызова на допрос бывших руководителей уже ликвидированных организаций получила достаточно большое распространение .

Конечно, если, по мнению руководства организации среди документов могут оказаться те, которые могут являться серьезными доказательствами в уголовном, арбитражном, административном или гражданском процессе, то имеет смысл их хранить до окончательного завершения разбирательств по делу.
В этом случае можно прибегнуть к коммерческим архивам. Следует иметь ввиду , что если в коммерческий архив, придет официальный должным образом оформленный запрос из правоохранительных органов о предоставлении ваших документы, то архив обязан предоставить все запрашиваемые документы.
По правилу хранения документов, подлежат хранению документы 5-ти летней давности. Если каждый год уничтожать соответствующие документы, то через 5 лет не должно остаться ни одного документа по ликвидированной организации. Коммерческие архивы могут, в том числе предоставить и такую услугу как уничтожение документов.

Это последняя проблема, возникающая на пути ликвидации юридического лица – куда деть все документы? Как их подготовить, чтобы их приняли на хранение? Вопросы эти не урегулированы законодательно, но решать их придется.

Из статьи вы узнаете:

Ликвидация предприятия – процесс многогранный и сложный, состоящий из нескольких этапов. Одним из последних этапов – распоряжение всем объемом документации, оставшейся после жизни организации. Вопрос «нужно ли хранить документы после ликвидации организации» уже мало у кого возникает. Законодательство отвечает на него достаточно четко – безусловно, нужно. Вопрос – какие. В первую очередь это касается бумаг, подтверждающих наличие стажа и трудовые отношения работников юридического лица, так называемые кадровые документы или их еще называют «по личному составу». Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 и рядом других нормативных актов установлены даже сроки хранения различной документации. И они немалые – постоянные, 75 лет, 5 лет.

Какие документы сдают в архив при ликвидации предприятия

Сдаче в архив подлежат все документы, по которым установлены сроки хранения, и сроки эти не истекли. В обязательном порядке хранятся:

• кадровые: по учету труда, по заработной плате, по расчету с персоналом (их срок хранения составляет 75 лет для документов, созданных до 2003 года, и 50 лет для документов, созданных после 2003 года;
• бухгалтерские (первичные учетные документы, учетная политика, инвентарные карточки и т.д.; их срок хранения не менее пяти лет);
• учредительные.

Как видим, документы после ликвидации составляют достаточно объемную массу, особенно если юридическое лицо имело большой штат сотрудников, осуществляло постоянную деятельность и ликвидировано по процедуре, предусмотренной законодательством.

Законодательство не отвечает четко на вопрос, существует ли обязанность передавать документацию на хранение после прекращения деятельности ИП. С одной стороны, в законе при описании процедуры указывается лишь на организации, а с другой стороны, ИП также обязано хранить, например, документы по личному составу. Поэтому, если у индивидуального предпринимателя есть риск несохранности важных бумаг в течение такого длительного срока их обязательного хранения, лучше передать их на хранение в специализированную организацию.

Окончательный документ ликвидации предприятия - уведомление об исключении юридического лица из ЕГРЮЛ. Выдается он после того, как вся документация передана на хранение.

Согласно п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10. 2004 №125-Ф3 «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив.

Подготовка документов перед сдачей в архив в себя включает:

Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
оформление дел;
описание документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение их сохранности;
сдачу документов в архив учреждения.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3. Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работни-ков).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;
16. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологиче-ских процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре

— документы по личному составу, записей нотариальных действий, хозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
— проектной документации по строительству — 20 лет;
— конструкторской, технологической документации — 20 лет;
— патенты на изобретение — 20 лет:
— научной документации — 15 лет;
— кино- и фотодокументов — 5 лет;
— видео- и фотодокументов — 3 года.
В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения, а также по личному составу передаются в государственный архив на хранение. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, необходимо заключение договора с Федеральной архивной службой. Если организация не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения оставшихся документов определятся председателем ликвидационной комиссии.
В любой организации в течение года накапливается определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела состоящие из документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу. Такие дела сдаются в архив через год после их окончания в делопроизводстве. Только после того как дела полностью оформлены их ссдают в архив на хранение.
Оформление дел:
— проверка правильности группировки документов в дела;
— переплет (подшивка);
— нумерация листов в деле;
— составление листа-заверителя;
— составление в определенных случаях внутренней описи документов дела;
— уточнение наименования организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела;
— составление и оформление описи дела.
Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
— не проводить систематизацию документов в деле;
— не нумеровать листы дела;
— не составлять заверительные надписи;
— не переплетать (не брошюровать).
Проверка правильности архивной обработки документов проводится для того, чтобы еще раз убедиться в соответствии документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту и т. д.
При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все скрепки и т. п. За последним документом в деле вкладывается лист заверителя. В начале дела, при необходимости, вкладываются листы для внутренней описи. По архивны правилам дело не должно превышать 250 листов. Если документов в деле оказалось больше, то данные дела необходимо разделить на тома.
Документы должны быть переплетены в твердую картонную обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. В отдельных случаях делают фальцовку документов перед переплетом.
Дела длительного срока хранения обязательно надо прошивать дело насквозь, включая как верхнюю часть обложки, так и нижнюю. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка (шарнир), и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело необходимо хранить 75 лет, то данная подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.
При подшивке необходимо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан и не заходил за подшитую часть документов. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в папке-скоросшивателе.
Все листы в делах нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей не допускается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. При создании нескольких томов одного дела каждый том нумеруется отдельно.
Итоги нумерации записываются в листе заверителя расположенным в конце пошитого дела. В листе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов в деле и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные или пропущенные номера.
Лист заверителя подписывается лицом составившим его, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа нельзя.
В случае, когда дело содержит особо ценные документы: в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.
В архивном законадательстве есть определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов».
Внутренняя опись подшивается перед документами в начале дела и содержит сведения о каждом из них. В конце внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.
После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлен лист заверителя и внутренняя опись документов дела, проводится оформление обложки дел.
Оформление обложки дел выполняется в соответствии с требованиями архивного законодательства «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:
— наименование организации и его подчиненность;
— наименование структурного подразделения;
— индекс дела;
— заголовок дела;
— срок хранения дела.
При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются:
— номер тома, если дело имеет несколько томов;
— крайние даты дела;
— количество листов в деле;
— номера фонда, описи и дела по описи.
Последний реквизит проставляется в архиве.
Очень важно при оформлении обложки соблюдать требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.
Заголовок дела пишется на обложке в начале года из номенклатуры дел. После анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой ситуации следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т. д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но если есть наличие копий документов, то обязательно оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.
При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.
На все дела постоянного и долговременного срока хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для учета и систематизации. Опись служит основным учетным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
Дела располагаются в описи по значимости. Например: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т. д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.
Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

— порядковый номер дела или тома по описи;
— индекс дела или тома;
— заголовок дела или тома;
— даты дела или тома;
— число листов в деле или томе;
— сроки хранения;
— примечание.
Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.
Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации и присваивает номера описи структурного подразделения.
При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что дела систематизируют по годам. И дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.
И так получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.
В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.
В таких организациях как правило ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.
Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- № 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».
Заканчивается опись итоговой записью. Где указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные или пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.
Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения организация ежегодно должна составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.
Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в государственный или муниципальный архив.
Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.
На дела временного срока хранения описи не составляются их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.
Во время подготовки дел к передаче в архив организации, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.